Od ręcznej konsolidacji do powtarzalnego raportowania
Przykład w praktyce: jak proces zamknięcia miesiąca oparty na powiązanych arkuszach i nieudokumentowanej logice można przekształcić w udokumentowany, powtarzalny proces, który może prowadzić cały zespół.
W SKRÓCIE
Jak zespół finansowy hotelu może przejść z ręcznego zamknięcia opartego na arkuszach do udokumentowanego procesu prowadzonego przez cały zespół — z jaśniejszą odpowiedzialnością i mniejszą liczbą ręcznych uzgodnień.
Kontekst
Rozważmy typową sytuację: zespół finansowy hotelu przygotowuje miesięczne raportowanie, zbierając dane z kilku systemów do zestawu powiązanych arkuszy budowanych przez lata.
Wyzwanie
Taki proces zwykle działa, ale mocno zależy od wiedzy jednej osoby i od nieudokumentowanej logiki w arkuszach, a jego prowadzenie zajmuje znaczną część czasu przeznaczonego na miesięczne zamknięcie. Rozwinął się ze zrozumiałych powodów.
Na co patrzymy
W takim projekcie pierwszym krokiem jest zmapowanie obecnego przepływu danych od źródła do raportu, co zwykle pokazuje, gdzie kumuluje się zbędna praca ręczna:
- Te same dane są ręcznie uzgadniane na kilku etapach procesu.
- Dane są ponownie wprowadzane lub kopiowane między eksportami i arkuszami.
- Kroki, które istnieją tylko po to, by korygować wcześniejsze.
- Nieudokumentowana logika arkuszy, znana jednej osobie.
- Luki zarówno w kontrolach, jak i w odpowiedzialności.
Co można zmienić
Następnie przepływ można uprościć, konsolidację przebudować w Power Query tak, aby powtarzalne części odświeżały się tak samo w każdym okresie, zdefiniować kontrole i udokumentować proces tak, by mogła go prowadzić i utrzymywać więcej niż jedna osoba.
- Proces
- Udokumentowane zamknięcie miesiąca
- Narzędzie
- Konsolidacja w Power Query
- Kontrole
- Zdefiniowane uzgodnienia
- Odpowiedzialność
- Jasno przypisane role
Rezultat
Rezultat może obejmować proces, który odświeża się tak samo w każdym okresie, z mniejszą liczbą ręcznych przekształceń i mniejszą liczbą powielonych uzgodnień. W takim modelu logika może być udokumentowana, odpowiedzialność jasno przypisana, a proces zamknięcia mniej zależny od jednej osoby.
Co zostaje w hotelu
Po zakończeniu takiego projektu w hotelu mogą pozostać:
- Działający model konsolidacji.
- Udokumentowana logika, mapowania i założenia.
- Wskazana osoba odpowiedzialna za proces w hotelu.
- Zdefiniowana lista kontroli i uzgodnień.
- Instrukcje utrzymania i dokumentacja przekazania.
Powiązane obszary
Materiał przygotowany przez Hotel Finance Lab
Hotel Finance Lab pracuje z zespołami finansowymi hoteli nad raportowaniem, systemami i automatyzacją. Materiały opieramy na praktyce związanej z zamknięciem miesiąca, przebudową raportowania, mapowaniem przepływu danych i automatyzacją.